MANAJEMEN DAN SUPERVISI KANTOR

MANAJEMEN DAN SUPERVISI KANTOR

Oleh

Siti Sayidah Rosidatulmanna

Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung

Program Studi D3 Administrasi Bisnis

ABSTRACK

One result of the creation of modern humans today are different types of organization, both located in the state as well as the outside environment, such as an organization engaged in keniagaan, political, social and even non-profit organizations. To manage the various types of organizations, managers needed in large quantities in various leadership ability, knowledge and keterampilan.Demikian urgency fulfillment manager was so berbagaiusaha intensively to prepare the person playing the role sebagaimanajer effective. Scientists also continue to work hard to prepare and develop the theory of management so that managers in the field increasingly capable of undergoing the management process with a level of efficiency, effectiveness and productivity are increasingly tinggi.Salah the continuous attention of scientists and parapraktisi regarding managerial functions , This field gets attention seriuskarena managerial effectiveness someone finally reflected on and in ukurdengan ability to organize all of these functions must tersebut.Manajer mapu control and manage resources that building management and administrative operations also manage human resources regarding job analysis, recruiting employees etc. Manajermemerlukan supervisor domiciled underneath in order overseen all activities in a company office. Principal supervisor job is to lead the activities in the group and develop parapekerja dibawahnya.Pihak supervisor delegate responsibility for particular tasks to other parties, but the responsibility to get the job done remains available to him. For more details, here we will see what and how the Supervisor Office.

Keyword: Management and Supervisor Office.

ABSTRAK

Salah satu hasil ciptaan manusia modern dewasa ini adalah berbagai jenis bentuk organisasi, baik yang berada di lingkungan kenegaraan maupun luarnya, seperti organisasi yang bergerak di bidang keniagaan, politik, sosial bahkan organisasi-organisasi nirlaba. Untuk mengelola berbagai jenis organisasi tersebut, diperlukan manajer dalam jumlah besar dengan berbagai kemampuan memimpin, pengetahuan dan keterampilan. Demikian mendesaknya pemenuhan akan manajer itu sehingga berbagai usaha dilakukan secara intensif untuk mempersiapkan orang yang berperan sebagai manajer yang efektif. Para ilmuwan juga terus bekerja keras untuk mempersiapkan dan mengembangkan teori manajemen sehingga para manajer di lapangan semakin mampu menjalani proses manajemen itu dengan tingkat efisiensi, efektifitas dan produktifitas yang semakin tinggi. Salah satu yang terus menerus mendapat perhatian para ilmuwan dan para praktisi menyangkut fungsi-fungsi manajerial. Bidang ini mendapat perhatian serius karena efektifitas manajerial seseorang pada akhirnya tercermin pada dan di ukur dengan kemampuannya menyelenggarakan semua fungsi-fungsi tersebut. Manajer harus mapu mengendalikan dan mengelola sumber-sumber daya yaitu pengelolaan gedung dan operasi ketatausahaan juga mengelola sumber daya manusia menyangkut analisis jabatan, merekrut karyawan dan seterusnya. Manajer memerlukan pengawas yang berkedudukan di bawahnya guna mengawas semua kegiatan perkantoran di dalam suatu perusahaan. Pokok pekerjaan pengawas adalah memimpin aktivitas-aktivitas di dalam kelompoknya dan mengembangkan para pekerja dibawahnya. Pihak pengawas mendelegasikan tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan tertentu kepada pihak lain, tetapi tanggung jawab agar pekerjaan dilaksanakan tetap ada padanya. Untuk lebih jelasnya berikut kita akan melihat apa dan bagaimana dengan Supervisi kantor

Kata kunci: manajemen, supervisor kantor.

PENDAHULUAN

Pada era modern ini dunia bisnis dihadapkan pada suatu proses perubahan yang begitu cepat dan rumit. Untuk itu, perubahan yang dinamis dalam berbagai hal sangat dibutuhkan seperti visi, misi, tujuan dan juga sistem berpikir. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, setiap individu harus memiliki komitmen dan kapasitas untuk terus belajar pada setiap tingkat apapun.

Di zaman sekarang ini hampir tidak mungkin kebutuhan hidup manusia dapat diperoleh sendiri tanpa bantuan orang lain dan sarana pendukung. Dalam mencapai tujuan, penting bagi manusia untuk memrhatikan kerja sama dengan manusia lain dan sarana pendukungnya.

Dengan mengerti manajemen manusia secara rasional akan bertindak secara efektif dan efisien. Melalui manajemen manusia akan saling mengerti kelebihan dan kekurangan masing-masing. Untuk itu sebuah organisasi atau perusahaan harus memiliki sebuah sistem manajemen yang baik. Dan untuk mewujudkan hal tersebut, peran manajer sangatlah penting.

Manajer merupakan orang yang bertanggung jawab atas berjalannya manajemen perusahaan. Fungsi manajer lebih sebagai peneliti dan sekaligus perancang ketimbang hanya sebagai penyelia. Seorang manajer harus melakukan kajian-kajian untuk menghasilkan gagasan-gagasan baru dan menyampaikan gagasan tersebut kepada bawahannya.

Kecenderungan manajer dan pemimpin agar dapat mengemukakan isu kepemimpinan dipicu oleh dunia perusahaan yang sebagian besar tidak lagi menggunakan prinsip manajemen memerintah dan mengontrol. Manajer tradisional sering kali memerintah orang untuk melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan. Sedangkan seorang manajer pada era globalisasi ini adalah seseorang yang mampu membuat orang lain melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan dan bahkan lebih dengan sedikit petunjuk dan tingkat efisiensi yang lebih tinggi.

Selain manajer, supervisor juga berperan penting dalam melaksanakan manajemen perusahaan. Supervisor merupakan bagian dari manajemen yang bertugas untuk melakukan pengawasan. Kata “pengawasan” sering mempunyai konotasi yang tidak menyenangkan karena dianggap akan mengancam kebebasan dan otonomi pribadi. Padahal organisasi sangat memerlukan pengawasan untuk menjamin tercapainya tujuan.

Untuk itu, seorang supervisor harus bisa menemukan keseimbangan antara pengawasan perusahaan dan kebebasan pribadi atau mencari tingkat pengawasan yang tepat. Pengawasan yang berlebihan akan menimbulkan birokrasi, mematikan kreativitas, dan sebagainya yang akhirnya dapat merugikan perusahaan. Sebaliknya pengawasan yang tidak mencukupi dapat menimbulkan pemborosan sumber daya dan membuat sulit pencapaian tujuan.

Agar suatu manajemen di dalam perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien maka potensi sumber daya manusia sangat diperlukan. Untuk itu, dalam memilih manajer dan supervisor tidak bisa sembarangan karena perusahaan membutuhkan persyaratan dan kualifikasi khusus dalam memilih manajer dan supervisor yang tepat.

PENGERTIAN MANAJEMEN

Perbedaan perumusan manajemen hanya terletak  pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga sudut pandangnya berbeda-beda. Kata manajemen berasal dari kata manage, dan kita sering mendengar atau bahkan menggunakan kata “me-manage” (walaupun itu mungkin bukan rumusan bahasa Indonesia yang baku, tetapi familiar digunakan) yang maksudnya adalah mengelola. Dalam perusahaan, manajemen diartikan sebagai pengelolaan sarana dan sumberdaya yang di miliki oleh perusahaan, sehingga pencapaian tujuan perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien.

Pengertian manajemen, menurut sudut pandang manajerial adalah prosesmengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara efektif dan efisien.

Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktivitasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen.

Secara umum ada empat fungsi manajemen yaituplanning,organizing, actuating, dan controlling (yang biasa disingkat POAC)

1.      Planning (perencanaan), meliputi proses penetapan tujuan dan cara pencapaian tujuan tersebut.

2.      Organizing (pengorganisasian). Setalah menetapkan tujuan dan membuat program cara pencapaiannya, selanjutnya manajer harus segera merancang dan mengembangkan organisasi yang akan melaksanakan program itu dengan baik.Setiap perusahaan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan tujuannya masing-masing. Jadi jenis organisasi yang dibutuhkan adalah sesuai dengan tujuannya. Contoh, organisasi sebuah perguruan tinggi berbeda dengan perusahaan konveksi.

3.      Actuatting (pengarahan). Setalah membuat perencanaan, membentuk struktur organisasi dan penempatan kerja, langkah berikutnya adalah mengarahkan jalannya organisasi supaya sampai tujuan. Dengan kata lain, mengajak atau menggerakan anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan dengan cara yang akan membantunnya untuk mencapai tujuan.

4.      Controlling (pengendalian). Fungsi pengendalian ini mencakup 3 hal, yaitu :

·         Menetapkan standar prestasi

·         Mengukur prestasi yang dicapai dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.

·         Mengambil tindakan untuk koreksi pada prestasi yang tidak memenuhi standar.

BATASAN MANAJEMEN

Manajemen lahir sebagai akibat dari ketidak seimbangan pengembangan teknis dengan kemampuan soisal, perkembangan teknis sangat pesat sementara kemampuan manusia untuk mengelola tertinggal, barulah pada abad 20 para teoritis maupun praktisi mulai memperlihatkan perkembangan.

Istilah manajemen telah diartikan oleh berbagai pihak dengan perspektif yang berbeda, misalnya pengelolaan, pembinaan, pengurusan, ketatalaksanaan, kepemimpinan, pemimpin, ketatapengurusan, administrasi, dan sebagainya.

John D.Millet membatasi manajemen is the process of directing and facilitating the work of people organized in formal groups to achieve a desired goal (suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang di organisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan Siswanto, 2008;4)

Dari pengertian diatas titik tekan manajeman menurut milet adalah:

1.      Proses pengarahan (proses of directing)

2.      Pembagian kerja (

Manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian  dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan. (siswanto,2008;2) definisi tersebut mengandung unsur-unsur.

a.          Elemen Sifat

Manajemen dikatakan sebagai elemen sifat dikarnakan manajemen ditinjau sebagai seni dan ilmu, manajemen sebagai suatu seni merupakan suatu keahlian, kemahiran, kecakapan, dalam mengolah sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, seni merupakan perwujudan keindahan, keluwesan dan keterampilan individu dalam  mengalokasikan dan mengatur sumber daya. Sementara manajemen sebagai suatu ilmu merupakan akumulasi pengetahuan yang telah tersistematisasi yang diorganisasikan untuk mencapai kebenaran mutlak. 

b.          Elemen Fungsi

Manajemen sebagai fungsi merupakan perwujudan dari apa yang telah dikenal dengan istilah POAC

·         Perencanaan (Planing)

Merupakan suatu proses dan rangkaian kegiatan untuk menetapkan tujuan telebih dahulu sebelum kegiatan tersebut dimulai sehingga perencanaan merupakan tahapan-tahapan/lngkah-langkah yang harus ditempuh dalam hal mencapai tujuan.

·         Pengorganisasian (organizing)

Merupakan proses dan rangkaian dalam pembagian tugas yang telah direncanakan dan untuk diselesaikan bagi setiap individu yang tergabung dalam suatu organisasi untuk mnecapai tujuan

·         Pengarahan

Merupakan rangkaian kegiatan yang memberikan langkah-langkah/tahapan-tahapan instruksi  atasan kepada bawahan dalam hal menyelesaikan tugas-tugas yang telah direncanakan untuk mencapai tujuan.

·         Pemotivasian

Merupakan kegiatan yang diarahkan oleh atasan dalam hal memberikan semangat, dorongan dan insfirasi kepada bawahan dalam hal memberikan gairah kerja dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan apa yang telah direncanakan, dalam mencapai tujuan.

·         Pengendalian/pengawasan

Pengendalian merupakan proses agar tugas dan tanggungjawab yang telah tersusun dalam perencanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana.

c.          Elemen Sasaran

·         Orang (manusia)

Manusia sebagai pemegang dan pelaksana dari tugas dan tanggungjawab organisasi atau badan tem pat ia bekerja yang membutuhkan pengaturan, penataan, ketatapengurusan dan kepemimpinan.

·         Mekanisme kerja

Merupakan tatacara dan tahapan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi

d.         Elemen Tujuan

Tujuan merupakan hasil akhir yang diinginkan atas suatu tahapan pelaksanaan kegiatan, dalam arti luas tujuan mengandung hal seperti objective,purpose, mission,deadline,standard, target,dan quota. (siswant0,2008;4) tujuan merupakan rangkaian dalam proses perencanaan dan merupakan elemen penting dalam proses pengendalian.

RUANG LINGKUP MANAJEMEN KANTOR

1.      Aktivitas Kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor.

Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas- aktivitas yang berhubungan dengan:

a.       Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

1.      Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung

2.      Tata suara

3.      Tata warna

4.      Tata ruang kantor

5.      Ventilasi

6.      Penerangan/cahaya

7.      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

8.      Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

9.      Anggaran (Budgeting) perkantoran

b.      Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c.       Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1.      Kualitas pekerjaan kantor

2.      Waktu pekerjaan kantor

3.      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

4.      Biaya perkantoran

5.      Alat perlengkapan dan perabotan kantor

6.      Pelayanan kantor

7.      Pengawasan dokumentasi.

TUJUAN MANAJEMEN KANTOR

Menurut GR Terry Tujuan manajemen perkantoran meliputi:

1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
5. Membuat catatan dengan biaya minimal

FUNGSI MANAJEMEN KANTOR

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.

Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.


Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor:

1.      Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.

Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.

2.      Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses  pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat  digerakkan  sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.

3.      Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:

a.       Mendorong atau memberi semangat kerja

b.      Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.

c.       Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

4.      Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

a.       Kualitas pekerjaan kantor

b.      Waktu pekerjaan kantor

c.       Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor

d.      Biaya perkantoran

e.       Alat peralatan dan perabotan kantor

f.       Pelayanan kantor

g.      Dokumentasi.

PENGERTIAN SUPERVISI

Supervisi/Coaching/Training adalah praktik pembinaan, pengarahan, pendampingan, pelatihan dan penilaian/pengawasan yang dilakukan oleh atasan langsung dari seseorang/kelompok orang melalui proses pencapaian target pribadi/kelompok. Comstock mendefinisikan supervisi sebagai tindakan mengawasi atau mengarahkan penyelesaian pekerjaan (Sarwono, 2011). Supervisi dikenal juga dalam bahasa asing sebagai coaching. Dalam Performance Coaching, Metode Baru Mendongkrak Kinerja Karyawan (Carol Wilson, 2011) terdapat beberapa definisi dari coaching, yang dapat diringkas sebagai proses pembelajaran, pengembangan seseorang/sekelompok orang, secara sistematis dengan menggunakan tehnik tertentu, dengan tujuan untuk meningkatkan dan memaksimalkan kinerja. Training (Murtie, 2012) adalah sebuah proses yang dilalui oleh seseorang individu dalam rangka untuk mengubah sikap, pengetahuan, ketrampilan dan perilakunya.

SIFAT SUPERVISI

Tugas seorang supervisor tidak jauh berbeda dengan tugas seorang manajer karena supervisor merupakan anggota manajemen dan juga sering disebut sebagai manajer tingkat bawah. Perbedaan tugas supervisor dan manajer hanya terletak pada ruang lingkup pekerjaannya. Supervisor bekerja pada ruang lingkup yang lebih kecil. Berikut ini merupakan penggolongan tugas supervisor berdasarkan fungsi manajemen.

1.      Berdasarkan perencanaan (Planning)

Suatu pengawasan yang efektif tentunya memerlukan perencanaan-perencanaan yang terus menerus., pekerjaan supervisor adalah sebagai berikut:

a.       Ikut serta dalam merumuskan dan menentukan tujuan dan rencana organisasi atau perusahaan.

b.      Mengerti dan mengetahui dengan jelas pekerjaan yang akan dilakukan.

c.       Mengetahui dan menafsirkan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang dibuat manajemen kepada pegawai.

d.      Mengikuti perkembangan informasi yang baru.

2.      Berdasarkan pengendalian(Controlling), pekerjaan supervisor adalah:

a.       Mengikuti praktek dan prosedur kerja sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan.

b.      Menilai hasil kerja dari sudut pandang biaya.

c.       Memeriksa ketelitian dan banyak pekerjaan

d.      Mengefektifkan penggunaan bahan-bahan dalam suatu pekerjaan.

3.      Dalam pengorganisasian (Organizing), pekerjaan supervisor adalah sebagai berikut:

a.       Mendelegasikan suatu pekerjaan kepada orang lain atau bawahan.

b.      Membagikan pekerjaan di antara anggota-anggota kesatuannya.

c.       Menentukan suatu hubungan yang layak di antara anggota kesatuannya.

4.      Dalam kepemimpinan (Leading), Beriku ini merupakan tugas-tugas dari supervisor:

a.       Memberikan informasi-informasi terbaru kepada pegawai.

b.      Melatih para bawahannya untuk patuh terhadap aturan.

c.       Memajukan sistem magang.

d.      Mendapatkan kerjasama dan penyesuaian di antara pegawai.

TUGAS SUPERVISI

1. Mengatur kerjanya para bawahannya (staf)
2. Membuat Job Deskriptions untuk Staf Bawahanya
3. Bertanggung jawab atas hasil kerja Staf
4. Memberi motivasi kerja kepada Staf Bawahanya
5. Membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan
6. Memberikan Breafing bersama Staf
7. Membuat Planing Pekerjaan Harian, Mingguan, Bulanan, dan Tahunan.

FUNGSI SUPERVISOR

1. Menyelesaikan masalah sebisanya tanpa harus ditangani oleh atasan atau manager
2. Penghubung antara Staf dan Manager 
3. Membantu tugas Staf Bawahan
4. Menampung segala keluhan dari Tamu dan Customer yang disampaikan melalui Staf untuk disampaikan ke manager.

TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG SUPERVISOR

• Supervisor membuat usulan promosi jabatan bagi Staf bawahannya
• Supervisor memberikan reward (penghargaan) kepada Staf Bawahannya
• Supervisor berhak memberikan Punishment (hukuman) untuk Staf Bawahanny

SUPERVISI EFEKTIF

Ada 6 cara sederhana untuk menjadi supervisi efektif :

1.      Membangun moral dan sikap mental karyawan adalah dasar utama membangun motivasi karyawan.

2.      Mempersiapkan menghadapi perubahan:

·         perubahan visual

·         Perubahan pola pikir

·         Perubahan sikap mental

3.      Membangun kualitas diri:

·         Analisis kejadian

·         Cari kualitas diri dari kejadian positif

4.      Peneguhan yaitu dengan pemberian penghargaan atau reward

5.      Buat tantangan

6.      Fokus pada tujuan

·         Buatlah skala prioritas dari masing-masing sasran yang akan dicapai.

·         Terapkan manajemen waktu dengan menbuat time, scheduleatau jadwal waktu kegiatan.

HUBUNGAN SUPERVISOR DALAM MANAJEMEN KANTOR

Produksi kantor secara memuaskan sebagian besar tergantung dari kualitas supervisi perkantoran. Pihak supervisor bertugas untuk mengusahakan agar pekerjaan pada kesatuannya di laksanakan dalam jangka waktu yang cukup efisien dan dengan biaya sepantasnya. Banyak di antara prbolem-problem yang menghalangi pekerjaan kantor berhubungan dengan masalah-masalah supervisi. Pihak supervisor merupakan figur utama pada struktur organisasi. Setiap politik, setiap keputusan harus meresap “kebawah” melalui tingkat supervisi. Efektivitas kebanyakan tindakan menajerial atas kemampuan para supervisor.

a.       Status Pihak Pengawas (Supervvisor)

Pihak supervisor berada pada suatu kedudukan yang sangat strategis untuk mempengaruhi dan membantu melaksanakan macam teknis-teknis personil. Misalnya seorang supervisor berhubungan erat dengan upaya memotivasi para pekerja, ia membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan ia membantu suatu team yang melaksanakan tugas-tugas spesifik.

Dalam arti sebenarnya maka seorang supervisor merupakan anggota bagian urusan pegawai (personel Departement). Ia merupakan suatu titik pusat sekitar mana keinginan-keinginan para top manajer di salurkan dan di mana keinginanan-keinginan para pekerja operatif berkonsentrasi.

Seorang pengawas merupakan titik kontak antara anggota-anggota manajemen dan para pekerja operatif. Bagi banyak pekerja, pihak pengawas adalah menajemen.

Kadang-kadang pihak pengawas pula menyusun kebijaksanaan tertentu pada tingkatnya, guna melaksanakan pekerjaannya. Biasanya orang beranggapan bahwa seorang pengawas di bawah tingkat seorang eksekutif. Pekerjaan seorang pengawas adalah serupa denga pekerjaan seorang pemimpin (eksekutif), tetapi skope pekerjaannya, soal-soal yang harus dituntaskannya dan pekerjaan eksekutif umumnya tidaklah demikian luas seperti halnya pada kasus seorang pemimpin.

Adapun pengawas dapat didefinisikan sebagai seorang yang menafsirkan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dan yang bekerja pada sesuatu tingkat dimana ia harus mengawasi secara pribadi tugas-tugas yang diserahkan pada kelompok-kelompok kecil dalam rangka usaha mencapai hasil pekerjaan agar sesuai dengan rencana yang telah di buat sebelumnya.

b.      Pihak Pengawas Sebagai Anggota Manajemen

Seorang pengawas kantor memerlukan dukungan aktif dan bantuan pihak atasannya. Misalnya harus merasa bahwa supervisi adalah vital di dalam lingkungan perusahaan dan mereka harus memberikan bantuan dan jaminan kepada mereka yang berada pada tingkat supervisi. Sebaiknya para pengawas baru harus di berikan kesempatan untuk turut berpartisipasi pada pertemuan-pertemuan manajerial, mengemukakan pandangan- pandangan mereka dan di anggap sebagai kelompok manajemen. Tetapi, terlalu sering para pengawas hanya di anggap sebagai anggota manajemen di atas kertas melulu. Tidak ada sesuatu tindakan nyata yang dilakukan guna membuat para pengawas menjadi bagian dari manajemen atau mengusahakan agar mereka merasa bahwa mereka adalah anggota manajemen. Anggota-anggota top manajemen perlu memperhatikan faktor-faktor tertentu.

Faktor-faktor tersebut meliputi misalnya: imbalan “cukup”, diakuinya prestasi individual, arus keterangan manajemen “pulang pergi” dan berpendidikan dalam profesi manajemen.

DAFTAR PUSTAKA

Admin. 2013. “Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi, Tujuan, Sarana, Fasiitas Kerja Perkantoran”. 26 April 2016. http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.co.id/2013/08/pengertian-manajemen-perkantoran-fungsi.html.

Andriadi. 2015. “Tugas Supervisor, Fungsi Supervisor, Tanggung Jawab, dan Wewenang Supervisor”. 26 April 2016. http://www.lokerbandaaceh.com/2015/06/supervisor.html.

Dewi, Elita. “Hubungan Manajemen Perkantoran dengan Pengawas (Supervisosr)”. 26 April 2016. https://ekawidyasari.wordpress.com/hubungan-managemen-perkantoran-dengan-pengawas/.

Elqorni, Ahmad. 2010. “Manajemen Kantor Efektif”. 2 April 2016. https://elqorni.wordpress.com/category/manajemen-kantor/.

Erawati, Foury. 2014. Pengaruh Supervisi, Lingkungan Kerja Dan Insentive Terhadap Kinerja Pegawai (Studi Terhadap Account Representative (AR) Pada KPP Madya DKI Jakarta).  Foury Erawati. Vol. 1 No. 1, 2014, artikel 5. http://download.portalgaruda.org/article.php?article=183094&val=6323&title=Pengaruh%20Supervisi,%20Lingkungan%20Kerja%20Dan%20Insentive%20Terhadap%20Kinerja%20Pegawai%20%20(Studi%20Terhadap%20Account%20Representative%20(AR)%20Pada%20KPP%20Madya%20DKI%20Jakarta). 26 April 2016.

Jamilatul, Jevi. 2015. Manajer Kantor dan Supervisor: Tugas dan Persyaratannya. http://santosajevi.blogspot.co.id/2015/07/jurnal-manajemen-kantor_2.html. 26 April 2016.

Lestari, Ayu Eka. 2012. “Konsep Dasar Manajemen”. 26 April 2016. http://asep919.blogspot.co.id/2012/07/konsep-dasar-manajemen.html.