MANAJEMEN DAN SUPERVISI KANTOR

Manajemen dan Supervisi Kantor

Siti Sayidah Rosidatulmanna (145211030)

D3 – Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Bandung

Abstract

Before knowing the actual definition of office management, we must first understand the definition of the general management. The experts suggested various terms of management, management is a typical process of planning, organizing, directing, and controlling in order to utilize human resources and sources power to achieve the intended purpose. At today's managers are expected to be able to perform better, they are responsible for the success of the individual unit. In an effort to achieve it is objectives, the manager tried to align the goals of conflicting both among individual employees, between units or between managers within the organization concerned. Managers create and maintain an internal environment that is structured in such a way so that other people can work efficiently to achieve group goals. The manager organizing, directing, and manage internal environment (organization). Supervisors are managers whose function is to lead, coordinate and direct the work of others in order to achieve the purpose of the group. Basic supervision is done is related to the organization of the first and second levels. Supervisors not only manage (manage), but also lead (direct, motivate, nurture, empower), so that men are able to work in accordance with what has been determined. In this case the supervisor plays two roles at once. Like two hands, managing is the left hand, while the lead is right-handed. In order to work optimally bias both hands must be enabled at the same time so that it can co-exist and work together. The term supervisor could be used at any level of management, namely those who direct the activities of others. But in everyday life supervisor term applied to lower level management hierarchy. For example, in an organization of production or construction supervisor term or title may involve foreman, general foreman, and Super intendant.

Keyword: Management, Office, Supervisor

Abstrak

Sebelum mengetahui definisi sebenarnya dari manajemen kantor, kita harus terlebih dahulu memahami definisi dari manajemen umum. Para ahli menyarankan berbagai hal manajemen, manajemen adalah suatu proses khas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengaawasan untuk memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber lainyya kekuatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada manajer hari ini diharapkan mampu tampil lebih baik, mereka bertanggung jawab atas keberhasilan unit individu. Dalam upaya untuk mencapai tujuannya, manajer mencoba untuk menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan baik antar karyawan individu, antara unit atau antara manajer dalam organisasi yang bersangkutan. Manajer menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang disusun sedemikian rupa sehingga orang lain dapat bekerja secara efisien untuk mencapai tujuan kelompok. Manajer pengorganisasian, mengarahkan, dan lingkungan internal mengendalkan (orgasisasi). Supervisor adalah manajer yang fungsinya adalah untuk memimpin, mengkoordinasikan dan mengarahkan pekerjaan orang lain dalam rangka mencapai tujuan kelompok. pengawasan dasar dilakukan berkaitan dengan organisasi tingkat pertama dan kedua. Pengawas tidak hanya mengelola (mengelola), tetapi juga memimpin (langsung, memotivasi, membina, memberdayakan), sehingga orang-orang yang mampu bekerja sesuai dengan apa yang telah ditentukan. Dalam hal ini pengawas memainkan dua peran sekaligus. Seperti dua tangan, mengelola adalah tangan kiri, sementara memimpin adalah tangan kanan. Dalam rangka untuk bekerja optimal Bias kedua tangan harus diaktifkan pada saat yang sama sehingga bisa saling mengisi dan bekerja sama. Supervisor istilah dapat digunakan pada setiap tingkat manajemen, yaitu mereka yang mengarahkan kegiatan orang lain. Namun dalam kehidupan sehari-hari istilah pengawas diterapkan hirarki manajemen tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, dalam sebuah organisasi produksi atau pengawas konstruksi istilah atau judul mungkin melibatkan mandor, mandor umum, dan Inspektur.

Kata Kunci: Manajemen, Kantor, Pengawas

PENDAHULUAN

Sebelum mengetahui pengertian sebenarnya manajemen kantor, terlebih dahulu kita memahami pengertian manajemen itu secara umum. Para ahli mengemukakan berbagai pengertian manajemen, diantaranya pengertian manajemen berikut ini diambil dari pengertian yang dikemukakan oleh James Stoner dalam Sayuti (2013), manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengaawasan dalam rangka memanfaatkan sumberdaya manusia dan sumber daya lainyya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Pada dewasa ini manajer diharapkan untuk dapat lebih berprestasi, mereka bertanggung jawab atas keberhasilan unitnya masing-masing. Dalam usaha mencapai tujuannya, manajer berusaha menyelaraskan tujuan-tujuan yang saling bertentangan baik antar individu karyawan, antar unit atau antara manajer di dalam organisasi yang bersangkutan.

Supervisor tidak hanya me-manage (mengelola), tapi juga memimpin (mengarahkan, memotivasi, membina, memberdayakan), agar anak buah mampu bekerja sesuai dengan apa yang telah ditentukan. Dalam hal ini supervisor memainkan dua peran sekaligus. Ibarat dua tangan, mengelola adalah tangan kiri, sedangkan memimpin adalah tangan kanan. Agar bias bekerja optimal kedua tangan ini harus difungsikan sekaligus sehingga bisa saling mengisi dan bekerja sama.

Pengertian Manajemen

Sebelum kita melihat pengertian Kata khas bermakna spesifik untuk penerapan atau pemakaian manajemen sesuai dengan bidang atau dimana kegiatan itu dilakukan. Sementara menurut manajerial, manajemen itu adalah sproses mengadakan sarana dan sumber daya untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara yang efektif dan efesien (MC Maryati dalam Sayuti, 2013).

Dari pengertian-pengertian manajemen itu, dapat diketahui bahwa berjalannya kegiatan manajemen bila ada penggerak (manajer) dan pelaksananya (orang lain/karyawan atau anggotaorganisasi).

Elemen Dasar Manajemen

Kegiatan manajemen dapat berjalan dsebagaimnana mestinya diperlukan berbagai sarana dan sumber daya yang sering disebut sebagai elemen dasar manajemen, menurut Sayuti (2013) secara umum orang mengelompokkan yang terdiri dari 6 (enam) M, yaitu (1) sarana fisik terdiri dari Material, Machines,dan Money; (2) Sarana Non fisik, mencakup Methodes dan Market; dan (3) Sumber daya manusia, yaitu Men.

Maksud dari elemen dasar manajemen ini adalah, apapun organisasi sebagia tempat melakukan pekerjaan pasti memerlukan ke enam elem itu. Dalam sudut pandang bisnis ke enam elemen itu merupakan faktor-faktor produksi yang digunakan dalam rangka mencapai laba perusahaan.

Material, maksudanya bahan baku atau raw material yang digunakan dalam kegiatan proses produksi, Machines, maksudnya peralatan yang digunakan untuk mengolah bahan baku. Money, adalah uang yang digunakan untuk membeli berbagai bahan baku, perlatan dan bakan untuk membayar sewa atau membayar upah dan gaji para karyawan. Methods, adalah cara atau konsep yang dipakai dalam menjalankan semua kegiatan, dan Market adalah tempat sumber awal dan akhir informasi yang diperoleh sebagai dasar membuat keputusan untuk membuat produk dari waktu ke waktu. Men adalah semua orang yang tepat utnuk mewujudkan tujuan kantor tersebut.

Memahami Manajemen

Ada tiga sudut pandang utnuk memehami manejemen, yaitu: manejemen sebagai suatu proses, manajemen sebagai suatu seni, dan manajemen sebagai suatu kolektivitas.

Manajemen sebagai suatu proses, maksudnya manajemen yang dilihat dari proses kerja manajemen pada sebuah organisasi. Proses kerja ini terlihat dari fungsi-fungsi manajemen yang diterapkan dalam proses kerja. Adapun fungsi manajemen yang dipakai dalam proses kerja adalah Planning (perencanaan), Organizing (pengaturan), Actuating (pengarahan), dan Controlling (pengendalian). Inti dari pengertian proses manajemen adalah perencanaan berdasarkan perencanaan disusun didasarkan hasil pengawasan, dan pengawasan dilakukan berdasrkan rencana yang relah ditetapkan atau pelaksanaan semua fungsi yang lainnya.

Manaejmen sebagai suatu seni, memahami manejemn dari sudit pandang seni adalah pemahaman terhadap pelaku atau orang , memahami manejemen dari sudut pandang seni adalah pemahaman terhadap pelaku atau orang yang mengatur kegiatan dalam sebuah organisasi dalam hal ini adalah manejer yang dilihat dari gaya kepemimpinannya.

Manejemn sebagai suatu kolektivitas (para pelaksana), sudut pandang yang ketiga tentang manejemen adalah dari sisi kolektivitas yang bermakna orang-orang atau karyawan yang melaksanakan tugas secara langsung. Oleh karena itu, kemampuan dan kemauan para pekerja mesti dijaga agar mereka tetap melaksanakan tugasnya dengan sebaik mungkin.

Dari ketiga sudut pandang itu, dapat disimpulkan bahwa maju mujndurnya sebuah organisasi sangat ditentukan oleh ketiga sudur pandang aspek manejemen tersebut, atau apabila suaru organisasi kinerjanya buruk dapat disebabkan oleh salah satu diantara ketiga sudut pandang itu atau mungkin ketiga-tiganya dalam kondisi buruk.

Manajer Kantor

Menurut Chaniago (2013) manaejer pada hakikatnya seorang pemimpin yang mempunyai tugas untuk membuat perencanaan, mengorganisir, mengendalikan dan mengevalusi berbagai aktivitas dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pada dewasa ini manajer diharapkan untuk dapat lebih berprestasi, mereka bertanggung jawab atas keberhasilan unitnya masing-masing. Dalam usaha mencapai tujuannya, manajer berusaha menyelaraskan tujuan-tujuan yang saling bertentangan baik antar individu karyawan, antar unit atau antara manajer di dalam organisasi yang bersangkutan.

Kantor-kantor yang tidak mengikuti perkembangan zaman akan berdampak pada biaya tinggi (tak efesien), biasanya memiliki karyawan yang mutu kerjanya rendah. Untuk mengatasi kantor yang demikian diperlukan seorang manajer kantor, Menurut Chaniago (2013) manajer kantor adalah seorang pemimpin kantor yang membawahi beberapa staf dan atau bebrapa unit lainnya.

Tugas Manajer Kantor

Menurut Gie dalam Chaniago (2013) tugas manajer kantor adalah

- Pekerjaan kantor pada umumnya

- Sistem perkantoran

- Komunikasi oerkantoran

- Pelaporan manajerial

- Organisasi perkantoran

- Manajemen kearsipan

- Kontrol perkantoran

- Penyederhanaan pekerjaan kantor

- Tata ruang perkantoran

- Perlengkapan perkantoran

- Studi perkantoran

Manajemen Kantor

Sebagaimana pada istilah-istilah lain dalam ilmu sosial terhadap sesuatu istilah atau terminologi tidak selalu [ara ahli memberikan rumusan yang sama. Demikian pula rumusan tentang manajemen perkantoran. The Liang Gie dalam Harsono (2004) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut.

Perumusan Arthur Grager

“Office Management is the function of administering the communication and record service of an organization.”

Perumusan Edwin Robinson

“Office management is concerned with the direction and supervision of office work”

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2001) mengutip beberapa pengertian dari para ahli sebagai berikut.

Perumusan George Terry, dalam buku Office Management and Control tahun 1996 mengutarakan:

“Office management can be defined as the planning, contolling, and organizing of office work, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives”

Perumusan Leffingwell dan Edwin Robinson, dalam buku Textbook of Office Management, tahun 1950 mengutarakan:

“Office management as a function, is that branch of the art and science of management which os concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done”

Dari definisi-definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu fungsi yang meliputi sejumlah kegiatan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat, pelaksanaan, atau karena merupakan suatu urutan, sehingga saking berkaitan dan bergantung satu sama lain.

Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantorran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian perkerjaan-pekerjaan kantor.

Namun demikian, perlu disadari bahwa cakupan kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran saja, tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, dll.

Pengertian Manager Supervisor (Penyelia)

Supervisi di adopsi dari bahasa Inggris “supervision” yang berarti pengawasan atau kepengawasan. Super berarti atas, lebih dan visi berarti lihat atau penglihatan, pandangan. Orang yang mengerjakan supervisi disebut supervisor (Ary H. Gunawan (1996: 193). Menurut konsep kuno supervise dilaksanakan dalam bentuk “inspeksi” atau mencari kesalahan. Sedangkan pandangan modern khususnya dalam bidang pendidikan supervisi adalah usaha untuk memperbaiki situasi belajar mengajar, yaitu sebagai bantuan bagi guru dalam mengajar untuk membantu siswa agar lebih baik dalam belajar.

Pengertian supervisi menurut para ahli, diantaranya sebagai berikut ini:

Menurut Ross L. Dalam Kasmo (2012), supervisi adalah pelayanan kapada guru – guru yang bertujuan menghasilkan perbaikan pengajaran, pembelajaran dan kurikulum. Ross L. memandang supervisi sebagai pelayanan kapada guru – guru yang bertujuan menghasilkan perbaikan.

Sedangkan menurut, Mulyasa dalam Kasmo (2012), supervisi sesungguhnya dapat dilaksanakan oleh kepala sekolah yang berperan sebagai supervisor, tetapi dalam sistem organisasi modern diperlukan supervisor khusus yang lebih independent, & dapat meningkatkan obyektivitas dalam pembinaan dan pelaksanaan tugas.

Jadi, Penyelia atau Supervisor adalah seseorang yang diberikan tugas dalam sebuah organisasi perusahaan dimana mempunyai kekuasaan untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya.

Oleh karena itu, seorang supervisor harus memiliki kompetensi berkualitas tinggi yang mencakup keterampilan membangun relasi di antara atasan dan bawahan; keterampilan terhadap fungsi dan peran kerja agar mampu bekerja secara optimal, kreatif, efektif, berkualitas, produktif, efisien, bersinergi, dan cerdas melakukan supervisi terhadap bawahan; keterampilan kecerdasan emosional dan mind set positif.

Peran Supervisor / Penyelia

Menurut Kasmo (2012) secara garis besar peran supervisor dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.      Sebagai Pemimpin dan Manajer.

Peran kerja supervisor berada di level tengah, yaitu di antara para atasan pembuat kebijakan dan di antara para staf pelaksana rutinitas di lapangan. Dengan fungsi kerja yang berada di antara itu, maka tugas utama supervisor adalah melakukan supervisi terhadap para staf pelaksanan rutinitas aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari. Supervisor adalah level kepemimpinan yang tidak boleh membuat kebijakan yang bersifat strategis, tapi hanya menerjemahkan dan meneruskan kebijakan strategis atasannya kepada para bawahan untuk dikerjakan secara efektif dan produktif.

Supervisor tidak hanya me-manage (mengelola), tapi juga memimpin (mengarahkan, memotivasi, membina, memberdayakan), agar anak buah mampu bekerja sesuai dengan apa yang telah ditentukan. Dalam hal ini supervisor memainkan dua peran sekaligus. Ibarat dua tangan, mengelola adalah tangan kiri, sedangkan memimpin adalah tangan kanan. Agar bias bekerja optimal kedua tangan ini harus difungsikan sekaligus sehingga bisa saling mengisi dan bekerja sama.

2.      Barisan terdepan dari manajemen yang berhadapan langsung dengan pelaksana.

Supervisor merupakan wakil dari manajemen sebagai pemimpin pelaksana tugas di lapangan. Supervisor bertanggung jawab mengamankan dan melaksanakan keputusan manajemen. Dalam hal ini Supervisor bekerja sama dengan para bawahannya. Semua kejadian maupun tantangan-tantangan di lapangan, baik itu karena persoalan pengelolaan sumber daya non manusia (manajerial) mau pun karena anak buah (kepemimpinan) menjadi tanggung jawabnya.

3.      Supervisor melaksanakan semua sistem manajerial seperti manajer di level atasnya.

Entah apa pun sistem manajemen yang dipakai (bisa PDCA – plan, do, check, act, atau POAC –planning, organizing, actuating, controlling), supervisor harus mampu menjalankan sistem manajemen tersebut. Sistem manajemen akan menolong supervisor dalam menyelesaikan tanggung jawabnya. Dengan sistem manajemen yang dipakai seperti sistem manajemen level di atasnya, maka koordinasinya akan menjadi efektif dan efisien.

4.      Mewakili nama perusahaan dalam berbagai interaksi sosial, sehingga wajib menjaga citra diri dan perusahaan.

Perusahaan tidak hidup dalam sebuah ruang hampa sosial. Artinya perusahaan hidup dan beinteraksi dengan lingkungan sosial. Tak pelak lagi sebagai orang yang terjun langsung di lapangan, supervisor sering bersinggungan dengan lingkungan sosialnya. Ketika interaksi terjadi,  supervisor harus mampu menjaga citra dirinya, yang tak lain merupakan pantulan dari citra perusahaan. Alhasil baik buruknya citra perusahaan di mata lingkungan sosialnya diwakili oleh baik buruknya citra supervisor.

Sikap Seorang Supervisor / Penyelia

Menurut Kasmo (2012) seorang penyelia yang efektif memerlukan dua jenis keterampil­an, yaitu keterampilan analisa dan keterampilan interaksi agar dapat mengkoordinasi sistem kerja dengan seluruh aspeknya. Seorang penyelia memiliki dua tugas. Pertama tugas yang melibatkan penyelia dalam pelaksanaan langsung suatu pekerjaan dan kedua, tugas yang melibatkan penyelia dalam mengkoordinasi pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain (karyawan). Selanjut­nya dalam bab ini diuraikan prinsip-prinsip dasar supervisi yang efektif, yaitu kejelasan dalam berkomunikasi, mengharapkan yang terbaik, berpegang pada tujuan, dan berusaha memperoleh komitmen.

Mengetengahkan salah-satu keterampilan yang perlu dimiliki oleh para manajer, yaitu menyusun rencana. Dalam bagian ini dikemukakan secara jelas bagaimana membuat suatu rencana yang baik. Penyusunan rencana (perencanaan) mengung­kapkan cara untuk mencapai tujuan. Dengan suatu rencana yang baik seorang penyelia dapat mengarahkan dan mengontrol pelak­sanaan pekerjaan secara lebih efisien. Proses perencanaan yang baik meliputi pelaksanaan langkah-langkah berikut:identifikasi tujuan umum, menetapkan sasaran, menyusun rencana pelaksana­an, spesifikasi standar kontrol, dan menguji rencana pelaksanaan dengan sasaran.

Cara menyusun standar dan penilaian pegawai. Keterampilan ini sangat diperlukan oleh para penyelia karena prestasi pegawai (karyawan) perlu dievalua­si sebagai dasar pengambilan keputusan mengenai banyak hal, seperti kenaikan gaji, penugasan baru, promosi, keperluan trai­ning, dan sebagainya. Faktor kunci dalam menyusun standar adalah daftar pekerjaan, pengukuran, kualitas standar, dan level standar. Evaluasi prestasi kerja pegawai pada dasarnya merupa­kan laporan formal yang mencakup informasi mengenai prestasi kerja pegawai. Dalam menyusun laporan mengenai evaluasi pegawai seorang penyelia diingatkan untuk menjaga ketelitian, terfokus pada perilaku dan hasil (bukan pada sikap), bersikap dil, dan bersikap rasional (jangan emosional).

Seorang penyelia dalam pelaksanaan tugasnya harus mampu menyusun laporan, surat, atau memo dengan jelas hingga dapat dipahami oleh orang yang dituju. Dalam hubungan seorang penyelia harus dapat menetapkan apakah tulisan merupakan cara terbaik untuk menyampaikan informasi, sebab ada kalanya pembicaraan melalui telepon jauh lebih efektif. Oleh arena itu tujuan harus jelas. Seorang penyelia disarankan menggunakan komunikasi tulisan dalam situasi ketika ia tidak merasa perlu melakukan hubungan tatap muka atau ia tidak memerlukan umpan balik langsung terhadap hal yang dikemukakan. Di samping itu, penyelia harus dapat memastikan apakah informasi itu akan dimanfaatkan segera atau tidak.

Memotivasi pegawai sebenamya merupakan salah-satu tugas penyelia yang sangat penting, sekalipun tidak semua orang dapat melakukannya dengan baik. Hal ini bukanlah disebabkan bahwa ia tidak mampu melakukannya. Sering orang tidak melakukannya karena menganggap hal itu tidak perlu, lagi pula tiap pegawai telah memiliki motivasi masing-masing. Bab ini mengungkapkan berbagai cara yang dapat dimanfaatkan untuk memotivasi pega­wai. Salah satu cara untuk memotivasi pegawai adalah dengan memberikan umpan balik atas hasil kerjanya. Umpan balik dapat diberikan dalam berbagai bentuk penghargaan. Tetapi faktor kunci dalam menyampaikan umpan batik secara efektif antara lain adalah spesifikasi.

Mengetengahkan cara spesifik menyampaikan umpan balik, apakah yang bersifat motivatif atau yang bersifat korektif (formatif). Umpan balik motivatif diterapkan untuk mempertahankan atau memodifikasi kemungkinan terjadinya, frekuensi, atau tingkat perilaku, Umpan balik formatif diterapkan untuk memperbaiki, mempertahankan atau memodifikasi bentuk proses (atau perilaku). Bab ini mengupas cara spesifik memberi­kan umpan balik formatif.

Menyajikan cara mengelola waktu dengan efektif dan efisien. Banyak manajer yang merasa dirinya kurang memiliki waktu, sehingga kelihatan terburu-burn dan harus mengerjakan pekerjaan kantor di rumah. Akibatnya, para manajer merasa banyak tekanan yang menghimpit. Tidak jarang hal itu mengakibatkan efek yang lebih fatal. Sebenamya hal itu tidak perlu terjadi kalau saja para manajer dapat memanfaatkan waktunya dengan baik. Masalah sebenarnya bukanlah terletak pada waktu itu sendiri tapi pada cara penggunaannya. Isu sentral dalam nnengelola waktu terletak pada apa yang kita kerjakan dan sejauh mana tingkat efisiensi pelaksanaan pekerjaan itu. Bab ini mengetengahkan altematif pemanfaatan waktu anda secara lebih baik.

Kedudukan Supervisor dalam Organisasi.

Supervisor adalah seorang manajer yang bertanggungjawab kepada manajer yang lebih tinggi dan tugas utamanya memimpin pekerja pada taraf operasional. Para supervisor adalah barisan terdepan dari manajemen yang langsung berhadapan dengan para pekerja. Jadi supervisor termasuk dalam jajaran manajemen, namun memiliki fungsi yang berbeda dari para manajer yang lain. Para manajer yang lain bertanggungjawab dan membawahi sesama manajer, jadi membawahi orang-orang yang termasuk satu kelompok. Supervisor tidak demikian, ia mempunyai hubungan kerja dengan dua kelompok yang berbeda. Ke atas bertanggungjawab kepada kelompok manajer, ke bawah memimpin kelompok kerja. Agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik, supervisor harus dapat diterima dan dihormati oleh kedua kelompok tersebut. Ini berarti bahwa supervisor harus menjadi anggota rangkap dari dua kelompok. Ia berdiri dengan satu kaki dalam kelompok manajer dan kaki lain dalam kelompok pekerja. Jika demikian bagaimanakah peranan supervisor dalam organisasi/perusahaan.

Beberapa Pandangan Tentang Peranan Supervisor

Ada bermacam-macam pandangan tentang peranan supervisor dalam organisasi / perusahaan.

1.      Supervisor adalah poros manajemen

Mereka dipandang sebagai orang yang mengintepretasikan kebijaksanaan atasan: mengambil keputusan, melaksanakan pekerjaan dan mengontrol pekerjaan. Ia mewakili manajemen menghadapi pekerja, dan mewakili buruh menghadapi manajemen. Ia adalah mata ratai utama dalam lalulintas kekuasaan dan komunikasi dalam organisasi / perusahaan.

2.      Supervisor adalah “Pelanduk ditengah-tengah”

Menurut pandangan ini supervisor terjepit diantara dua kekuatan sosial yang saling bertentangan, yakni manajemen dan pekerja. Manajemen mengharapkan agar ia mencegah pemborosan, memelihara disiplin pekerja, mengontrol produksi juga melaksanakan rencana-rencana yang sudah ditentukan. Manajemen menuntut loyalitas dan usaha maksimal, tuntutan dari pihak manajemen ini sebagian besar bersifat teknis dan mementingkan produksi. Sebaliknya tuntutan dari pihak pekerja biasanya berupa tuntutan perasaan, tidak menyulitkan para pekerja, menyampaikan tuntutan dan kepentingan mereka kepada manajemen serta diharapkan loyal terhadap para pekerja.

3.      Supervisor adalah Orang yang Tersingkir

Oleh manajemen tidak diakui, oelh staff tidak dihiraukan dan oleh para pekerja tidak diterima. Supervisor itu orang yang harus berjuang sendiri. Supervisor semacam ini biasanya terdapat dalam perusahaan kecil milik perorangan. Tetapi tidak menutup kemungkinan terdapat dalam perusahaan-perusahaan besar, terutama perusahaan-perusahaan besar yang banyak mempunyai staf ahli.

4.      Supervisor termasuk Pekerja biasa

Menurut pandangan ini supervisor sebenarnya sama saja dengan pekerja yang lain, hanya berbeda dalam istilah. Pandangan ini didasarkan pada pendapat bahwa sebenarnya tak ada kekuasaan pada seorang supervisor. Keputusan diambil oleh orang lain dan ia sekedar melaksanakan. Alasan lain adalah bahwa ia tidak memenuhi status manajemen dan cara berfikir lebih dekat kepada para pekerja daripada manajemen.

5.      Supervisor adalah Ahli Mengatur Manusia

Menurut pandangan ini supervisor adalah ahli mengatur manusia untuk bekerja. Ia mengatur faktor manusia dalam operasional, sedang ahli-ahli lain mengatur segi-segi teknisnya.

Perbedaan Supervisor dengan manajer lain

Manajer menciptakan dan mempertahankan suatu lingkungan intern yang disusun sedemikian rupa supaya orang lain dapat bekerja secara efisien untuk mencapai tujuan kelompok. Para manajer mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalkan lingkungan intern (orgasisasi). Lingkungan ini mempunyai empat unsure dasar yang harus dimanajemen yaitu : orang, pekerjaan / jabatan, teknologi dan barang modal (uang dan mesin). Supervisor adalah manajer yang fungsinya memimpin, mengkoordinasi dan mengarahkan pekerjaan orang lain agar dapat tercapai tujuan kelompok. Pengawasan dasar yang dilakukan adalah yang berhubungan dengan organisasi pada tingkat pertama dan kedua. Istilah supervisor dapat digunakan pada setiap tingkat manajemen, yaitu mereka yang mengarahkan kegiatan-kegiatan orang lain. Akan tetapi didalam kehidupan sehari-hari istilah supervisor diterapkan pada hirarki manajemen ditingkat bawah. Misalnya dalam suatu organisasi produksi atau kontruksi istilah atau titel supervisor mungkin menyangkut foreman, general foreman, dan superintendant.

Supervisor Sebagai Manajer

Istilah manajemen pada dasarnya dapat diartikan sebagai: mencapai tujuan / sasaran perusahaan bersama dan melalui orang lain. Istilah ini mengandung arti bahwa seorang manajer harus melakukan berbagai kegiatan untuk menjamin bahwa tujuan kelompok kerjanya dapat dicapai, kegiatan-kegiatan tersebut sebagai fungsi –fungsi manajemen. Ada 4 kegiatan pokok / fungsi manajemen, yaitu :

a. Planning (perencanaan)

Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam perencanaan adalah :

- Menentukan tujuan / sasaran yang hendak dicapai (kuantitas, kualitas dan waktu)

- Mengembangkan beberapa alternatif / pilihan kegiatan serta menentukan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran.

-          Memilih alternatif kegiatan yang terbaik ditinjau dari sasaran yang ingin dicapai dan kebutuhan sumberdayanya.

-          Menentukan / mempersiapkan langkah-langkah pencegahan dan pemecahan bila terjadi gangguan pada pelaksanaan rencana.

b.      Organizing (pengorganisasian)

Adalah menentukan / mengatur penggunaan sumberdaya yang dimiliki. Dalam pengorganisasian mencakup kegiatan-kegiatan seperti :

-          Mengatur penggunaan alat, mesin serta fasilitas dan sumberdaya yang lain.

-          Mengatur pelaksanaan tugas diantara anggota-anggota kelompok kerja (pembagian tugas)

-          Menentukan uraian tugas untuk para pelaksana.

c.       Actuating (pelaksanaan)

Istilah pelaksanaan dalam pengertian manajemen mencakup beberapa hal antara lain:

- Memberi intruksi / perintah dan pengarahan

- Memberikan motivasi/ semangat/ dorongan kerja

- Memberikan bimbingan dan pembinaan

d. Controlling (pengendalian)

Pengendalian mempunyai arti lebih luas daripada pengawasan, karena pengendalian meliputu kegiatan pencegahan.

- Mengumpulkan informasi / data tentang kemajuan / hasil.

- Membandingkan pelaksanaan / hasil dengan sasaran yang telah ditentukan dalam rencana serta melihat apakah terjadi penyimpangan.

- Menganalisa penyimpangan yang terjadi serta mencari sebab-sebabnya.

- Mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki kesalahan, mencegah semakin meluasnya penyimpangan ataupun meningkatkan hasil palaksanaan tugas.

Keterampilan Supervisor

Supervisor dituntut untuk memiliki 3 ketrampilan, yaitu :

1.      Keterampilan teknis

Kemampuan untuk memahami dan mengerjakan aktifitas-aktiftas tertentu dengan baik, terutama memerlukan penguasaan mengenai cara, metode, proses, prosedur dan teknik tertentu.

2.      Keterampilan manusiawi

Kemampuan untuk bekerja dengan orang lain secara efektif sebagai anggota kelompok dan dapat membia kerjasama yang baik dalam kelompok yang dipimpinnya.

3.      Keterampilan konseptual

Kemampuan untuk melihat perusahaan secara keseluruhan, meliputi kemampuan melihat keterkaitan antar bagian, dan kemampuan membayangkan hubungan antar perusahaan dengan industri dimana perusahaan terletak, serta hubungan perusahaan dengan masyarakat, keadaan politik, social dan ekonomi secara keseluruhan.

Berapa banyak ketrampilan yang harus dimiliki tergantung dari tingkatan manajer yang bersangkutan. Semakin keatas biasanya semakin sedikit ketrampilan teknis yang diperlukan dan semaki banyak ketrampilan konseptual. Sebaliknya semakin kebawah semakin banyak ketramplan teknis dan semakin sedikit ketrampilan konseptual yang harus dimiliki.

KESIMPULAN

Istilah manajemen pada dasarnya dapat diartikan sebagai: mencapai tujuan/sasaran perusahaan bersama dan melalui orang lain. Istilah ini mengandung arti bahwa seorang manajer harus melakukan berbagai kegiatan untuk menjamin bahwa tujuan kelompok kerjanya dapat dicapai, kegiatan-kegiatan tersebut sebagai fungsi–fungsi manajemen. Manajer menciptakan dan mempertahankan suatu lingkungan intern yang disusun sedemikian rupa supaya orang lain dapat bekerja secara efisien untuk mencapai tujuan kelompok. Para manajer mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalkan lingkungan intern (orgasisasi). Lingkungan ini mempunyai empat unsure dasar yang harus dimanajemen yaitu : orang, pekerjaan / jabatan, teknologi dan barang modal (uang dan mesin). Supervisor adalah manajer yang fungsinya memimpin, mengkoordinasi dan mengarahkan pekerjaan orang lain agar dapat tercapai tujuan kelompok. Pengawasan dasar yang dilakukan adalah yang berhubungan dengan organisasi pada tingkat pertama dan kedua. Istilah supervisor dapat digunakan pada setiap tingkat manajemen, yaitu mereka yang mengarahkan kegiatan-kegiatan orang lain. Akan tetapi didalam kehidupan sehari-hari istilah supervisor diterapkan pada hirarki manajemen ditingkat bawah. Misalnya dalam suatu organisasi produksi atau kontruksi istilah atau titel supervisor mungkin menyangkut foreman, general foreman, dan superintendant.

DAFTAR PUSTAKA

Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Perkantoran Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa.

Harsono. 2004. Administrasi Perkantoran 1. Bandung: Alqaprint Jatinangor.

Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju

Sayuti, Abdul Jalaludi. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung: Alfabeta.